内見用キーボックスを使う前に｜暗証番号と鍵の返却を管理する

内見のたびに鍵を届けなくても済むキーボックスは、遠方の空き家で便利です。一方、番号を誰に伝えたか分からなくなると、現地の鍵を管理しているつもりでも、出入りを把握できません。設置より先に、利用者と返却の記録を決めましょう。

仲介会社が複数ある物件ほど、連絡先を一つにそろえることが役立ちます。便利さを保ちながら、使い終わった鍵と権限を残さない運用を考えます。

設置する場所と保管する鍵を確認する

取付場所は自分の管理できる範囲か、通行や設備点検を妨げないかを確認します。他人のフェンスや公共の設備へ勝手に固定しません。製品の取付条件に合うか、風雨や落下の影響も含めて管理会社と現地で見ます。

保管するのは今回の案内に必要な鍵だけに絞ります。予備鍵を全部入れず、鍵の本数と使える場所を台帳へ記載します。住所が分かる札を外から読める状態にするなど、保管場所を不用意に知らせる方法も避けます。

物件名を知っているだけの相手へ番号を答えず、既知の会社窓口などで依頼元を確認します。番号を募集図面へ載せたまま広く配布するより、必要な案内のために必要な担当者へ渡す方法を検討しましょう。

案内担当者には、退出時の窓・玄関の施錠、鍵の返却、本数、異常の有無を報告してもらいます。「内見終了です」だけでなく、何を確認したかをそろえると管理しやすくなります。

連絡文は「案内終了後、鍵一本の収納と玄関・窓の施錠をご報告ください。不具合があれば、その場で管理窓口へ連絡をお願いします」など、物件に合う内容へ整えます。写真を求める場合も、暗証番号や近隣の私生活が写らないようにします。

管理側は報告を受け取るだけでなく、定期巡回や工事訪問に合わせて現物を確認します。鍵がない、ふたが閉まらないなどの異常は、次の案内へ回さず対応を決めます。

全日本不動産協会は、内見用キーボックスの番号が漏れた可能性のある空室不正利用の相談を紹介し、番号変更などの対策を挙げています。変更の時期は管理体制に合わせて決め、担当が替わるときや共有先が追えなくなったときも見直します。

番号変更後は旧番号で開かないこと、新番号を案内すべき相手を確認します。募集終了や入居前には、ボックスの回収、鍵の点検、必要な鍵交換を管理会社と整理しましょう。キーボックスを外しただけで、過去に渡った鍵の問題も全て消えるとは考えません。

まず直近の内見三件について、誰が鍵を使い、返却をどう確認したかを書いてみてください。空欄がある部分から運用を整えると、現地へ何度も行けない大家でも管理を続けやすくなります。