空き家の鍵を受け取ったら｜本数確認と貸出記録で管理を始める

空き家の鍵を束で受け取ったものの、どれが玄関で、どれが物置か分からない。工事業者へ渡した後、何本手元に残っているか曖昧になった。鍵の管理は、最初に仕組みを作ると混乱を減らせます。

受領時に対応する場所と本数を確認し、貸した相手と返却日を記録します。開けられることだけでなく、誰が持っているかが分かる状態を保ちましょう。

鍵は、場所ごとに照合する

玄関、勝手口、門、物置、室内収納など、受け取る予定の鍵を一覧にします。売主や仲介会社と対応先を確認し、動作確認は引渡し条件に沿って行います。

鍵があるのに開けられない、使う場所が分からない場合は、その場で記録します。予備鍵や電子錠の登録情報についても、何が引き継がれるかを確認してください。受領本数と、過去に作られた合鍵の総数が一致するとは限りません。

台帳と現物を定期的に照合します。現物のタグには、住所をそのまま大きく書くより、内部で対応が分かる番号を使うなど、紛失時の情報露出も考えます。

工事業者へ渡す場合は、誰が保管し、別の業者へ渡してよいか、作業後にどう施錠するかを確認します。複数の担当者が使うなら、窓口を決めて返却まで管理してもらいます。

現地に鍵を置いておく方法を選ぶ場合も、防犯上の条件を専門業者や管理会社と相談します。保管場所や暗証情報を、多人数の連絡グループへ無制限に共有しないようにしてください。

警察庁は、合鍵の不正作製を防ぐため、鍵を必要のない相手に見せたり渡したりせず、写真や動画に写さないよう注意を促しています。受領記録を残す目的でも、鍵の形状や番号が分かる写真の扱いには気を付けます。

台帳には本数と管理番号を記録すれば、鍵の詳細写真が不要な場合もあります。募集写真を撮るときも、鍵や暗証情報が写り込んでいないか確認しましょう。

以前の鍵の保管状況が分からない、鍵の紛失がある、入居者へ新しく引き渡すなどの場合は、交換や設定変更の要否を管理会社や鍵の専門業者へ相談します。

電子錠は、カード、暗証番号、アプリ権限など、引き継ぐ情報を整理します。製品によって扱いが違うため、説明書やメーカーの案内に従い、以前の利用権限の整理方法を確認してください。物理的な鍵だけ数えて終わらないことが大切です。

工事完了時には、渡した鍵の本数と戻った本数を照合します。複製の有無や、共有した暗証情報の扱いも確認します。未返却があれば担当者と期限を決め、管理会社への引継ぎに混ぜないようにします。

入居者へ渡す鍵、所有者が保管する鍵、管理会社へ預ける鍵を分け、契約と管理の運用に合わせて記録します。緊急対応が必要な場合の連絡方法も、関係者で共有しておきましょう。

鍵管理は難しい仕組みより、一つの台帳を確実に更新することが基本です。まず受領した鍵を、場所と本数で整理しましょう。