複数の仲介会社へ募集を依頼するときは、元になる物件情報を一つ決め、変更日と内容を同じ形で共有します。送ったことだけで終えず、掲載へ反映されたかも確認しましょう。依頼できる範囲は、管理・媒介の契約で先に確かめます。
あるサイトは家賃6万円、別のサイトは5万8,000円。ペットの条件も違う。借りる人がこの状態を見ると、どれが正しいのか分かりません。多くの会社へ頼むほど、情報をそろえる仕事も必要になります。
依頼の窓口を一つ決める
管理会社を通して募集するのか、オーナーが各社と連絡するのかを決めます。別の経路で条件を伝えると、同じ会社内でも違う情報を持つことがあります。
まず契約を確認し、他社へ依頼するときの扱い、募集図面や写真の提供方法を聞きます。募集を広げることだけを先に進めず、誰が最新情報を管理するかをそろえてください。
各社の担当者、連絡先、掲載先、更新を確認する方法を一覧にします。
元データに、条件と更新日を入れる
| 項目 | 統一する情報 |
|---|---|
| 金額 | 家賃、管理費、駐車場、初期費用の条件 |
| 利用条件 | ペット、庭、設備など |
| 日程 | 内見可能日、入居可能時期 |
| 資料 | 写真、間取り図、設備情報 |
| 管理情報 | 更新日、版番号、確認窓口 |
金額だけでなく、追加条件や含まれるものもそろえます。「駐車場あり」と「駐車場代込み」は同じではありません。曖昧な項目は、掲載前に確認しましょう。
変更連絡は、差分が分かる形にする
毎回すべての資料を送り直すだけでは、何が変わったか分かりにくくなります。変更前、変更後、適用する日、掲載更新の依頼をまとめます。
例えば「家賃を変更しました」だけでなく、「家賃のみ変更、その他条件は据え置き。添付の最新版へ差替えをお願いします」と具体的に伝えます。実際には、変えていない条件も確認したうえで送ってください。
未確定の相談と、決定した変更を区別します。「下げようかと思っています」が、確定条件として掲載されないようにしましょう。
掲載画面を、入居希望者の目で確認する
連絡後に掲載先を開き、金額、写真、説明文がそろっているか確認します。反映に時間がかかる場合は、担当へ目安を聞きます。
首都圏不動産公正取引協議会は、広告の表示事項や不当表示に関するルールを案内しています。古い条件のまま募集を続けないよう、更新確認までを仕事に含めます。
- 同じ家なのに、費用が違って見えないか。
- 撤去した設備や古い写真が残っていないか。
- 決まった募集状況が、各社へ伝わっているか。
申し込みが入ったときの連絡順を決める
申込受付、審査、契約成立は同じ段階ではありません。どの段階で募集を止めるか、他の問い合わせへどう案内するかを、担当会社と決めておきます。
オーナーが各社へ別々に曖昧な返事をすると、二重の案内や約束につながります。申込みの取り扱いと確認窓口を一本化し、正式な状況を共有してください。
契約が成立したら、掲載停止の依頼と確認も必要です。以前の広告が残っていないか、窓口を通して確かめましょう。
質問の回答も、必要な会社へ共有する
一社から駐車場の寸法を聞かれ、測定して回答したなら、その情報は他社の案内にも役立ちます。個人情報を含まない物件の確認事項は、元データへ追加します。
一方、特定の申込者の事情は、そのまま全社へ流しません。物件情報と個人情報を分けて扱うことが大切です。
まず、最新の家賃と条件が書かれた一枚を決め、日付を付けてください。募集先を増やす前に、同じ家を同じ条件で案内できる状態をつくりましょう。